Großer Text: Hinweise zum neuen System

Liebe Kolleginnen und Kollegen, wie in der letzten Abteilungsbesprechung angekündigt, wird unser Dokumentensystem zum 1. Oktober auf die neue Version umgestellt. Die Umstellung erfolgt am Wochenende, sodass der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Damit der Übergang reibungslos verläuft, hier einige Hinweise, die von allen Mitarbeitenden zu beachten sind. Das Programm lässt sich in wenigen Minuten installieren; die Anleitung ist auf der Webseite der IT-Abteilung zu finden. Alle technischen Probleme sind sofort dem Support zu melden – bitte nicht erst am Ende der Woche, denn nur so lassen sich Ausfälle vermeiden. Das Passwort ist jederzeit änderbar, muss aber mindestens zwölf Zeichen umfassen. Das alte System lässt sich ab dem Stichtag nicht mehr verwenden; Dokumente, die dort noch gespeichert sind, sind bis zum 30. September zu übertragen. Neue Mitarbeitende bekommen die Zugangsdaten per Post zugeschickt und erhalten die wichtigsten Regeln in einer kurzen Schulung erklärt. Die Oberfläche bedient sich intuitiv: Die meisten Fragen lassen sich mit der integrierten Hilfe klären, ohne dass der Support eingeschaltet werden muss. Die Freigabe eines Dokuments ist nur durch die Abteilungsleitung möglich; Änderungen an freigegebenen Dateien sind zu dokumentieren. Für Kolleginnen und Kollegen, die häufig unterwegs sind, gilt Folgendes: Der Zugriff von außen ist nur über das gesicherte Netz möglich; die dafür nötige App bekommen Sie von der IT auf Ihr Diensthandy aufgespielt. Vertrauliche Unterlagen sind grundsätzlich nicht auf privaten Geräten zu speichern. Wer eine Datei mit externen Partnern teilen möchte, kann einen Link erzeugen, der sich nach sieben Tagen automatisch deaktiviert; längere Freigaben sind bei der Abteilungsleitung zu beantragen. Außerdem lässt sich künftig für jedes Dokument nachvollziehen, wer es wann geöffnet oder verändert hat. Uns ist bewusst, dass eine Umstellung Mehrarbeit bedeutet. Diese Regeln müssen jedoch von allen beachtet werden, damit die Vorteile des Systems zum Tragen kommen – vor allem die automatische Sicherung, die sich im alten System nur mühsam einrichten ließ. Fehler bei der Übertragung sind unbedingt zu vermeiden; im Zweifel ist die Kollegin oder der Kollege aus der IT zu fragen. Rückfragen werden werktags zwischen 9 und 16 Uhr beantwortet; das IT-Team ist unter der Durchwahl 200 erreichbar. Wir danken für Ihr Verständnis und für Ihre Mitarbeit. Mit freundlichen Grüßen Die IT-Abteilung

Dear colleagues, as announced at the last departmental meeting, our document system will be switched to the new version on 1 October. The changeover takes place at the weekend, so that day-to-day work is affected as little as possible. So that the transition runs smoothly, here are some notes that are to be observed by all staff. The programme can be installed in a few minutes; the instructions can be found on the IT department's website. All technical problems are to be reported to support immediately – please not only at the end of the week, because only that way can outages be avoided. The password can be changed at any time but must be at least twelve characters long. The old system can no longer be used from the cut-off date; documents still stored there are to be transferred by 30 September. New staff are sent their access data by post and have the most important rules explained to them in a short training session. The interface is intuitive to use: most questions can be settled with the built-in help without support having to be involved. A document can be released only by the head of department; changes to released files are to be documented. For colleagues who are often travelling, the following applies: access from outside is only possible via the secure network; IT will install the app you need for this on your work phone. Confidential documents are never to be stored on private devices. Anyone who wants to share a file with external partners can create a link that deactivates itself automatically after seven days; longer releases are to be requested from the head of department. In addition, it will be possible to trace for every document who opened or changed it and when. We are aware that a changeover means extra work. These rules must nevertheless be observed by everyone so that the system's advantages take effect – above all the automatic backup, which could only be set up laboriously in the old system. Errors in the transfer are absolutely to be avoided; when in doubt, ask a colleague from IT. Queries are answered on working days between 9 and 16; the IT team can be reached on extension 200. We thank you for your understanding and your cooperation. Kind regards The IT department